PR記事です。
今回は、業務効率化を推進する上で活用できるツールとして「Hignull」を紹介します。
このツールを上手く活用することで、社内のプロジェクト管理を効率化し、管理コストを抑えつつプロジェクト状況の「見える化」を推進できます。
Hignullには秘書機能BOTという管理サポート機能があり、注目ポイントです。
無料トライアルもありますので、導入検討の敷居が低いのもありがたいです。
「Hignull」でプロジェクト管理を効率化
Hignullの概要
機能概要と強み
まずHignullとは、ブラウザベースで動作するプロジェクト管理ツールです。
TinyBetter株式会社が提供・販売しています。
（Hignull公式サイト）
・スケジュール管理やタスク管理などオーソドックスな管理機能に加え、複数のプロジェクトメンバーを管理するのに適した管理機能（タスク一覧、かんばん、ガントチャート等）がある。
・ビジュアル性の高いユーザインタフェースで、操作が簡単。
・ブラウザベースなので、PCでもスマホでも動作する。つまりデバイスの縛りが無い。
・秘書BOT機能による管理サポートもある。秘書BOT機能はLINEまたはFacebookメッセンジャーを通して利用でき、モビリティも高い。
想定ターゲット
数百人規模の中小企業におけるプロジェクトや案件管理での活用を想定しています。
また、業界ごとに最適化されたテンプレートなども存在するようです。
まずは無料トライアル
Hignullはライセンス制による課金となっています。
１か月の無料トライアルで一通りの機能をさわってみることが出来るので、まずは以下のトライアルを申しこんでみてください。
（★まずはHignull無料トライアル）
メールアドレスを入力して送信すると、直後に「Hignullのトライアルメールです。」というメールを受信します。
本文にトライアルのURLが記載されており、リンク先に飛ぶとすぐに利用開始できます。
注目機能のピックアップ
プロジェクト管理とユーザ管理
・プロジェクト登録
まずプロジェクトを登録します。
【プロジェクト一覧 ＞管理メニュー ＞プロジェクトの管理】をクリックします。
プロジェクトが各タスクを統合する管理単位となり、プロジェクト下で予定、タスク、ガントチャート、所属人員を管理することとなります。
プロジェクトの登録画面では、カレンダー、タスク一覧、ガントチャートといった機能の使用を「ON」に指定しておきましょう。
・ユーザ登録
次に新規ユーザを登録します。
【オフィスの管理 ＞ユーザの管理 ＞ユーザの追加】から、新規ユーザを登録します。
ユーザのID及びメールアドレスを登録すると、当該ユーザのメールボックスにHignullへのリンクが記載されたメールが飛びます。
・ユーザをプロジェクトに割り当て
次にプロジェクトに参画している人員のユーザIDを、プロジェクトに対して割当てます。
【プロジェクト一覧 ＞プロジェクト名 ＞管理メニュー ＞ユーザーの管理】からプロジェクトに対するユーザ追加を行いましょう。
プロジェクトに登録することで、そのプロジェクト内に存在するタスクを割り当てることができたり、スケジュールを共有することが出来るようになります。
こうすることで、人員管理及び人員のタスク管理をHignull上で行うことが出来るようになるのです。
スケジューラー
・カレンダーと予定管理
カレンダー画面から予定入力を行うことができます。
予定の題名、内容、時間帯を入力します。
（例：11月11日の10時から社内打合せを一時間）
このあたりはOutlookでもよく見る、オーソドックスな予定管理画面だと思います。
しかし、以下の箇所に着目してください。
以下例では、午前中に大手町での予定を、午後すぐに銀座での予定を入力しました。
すると、スケジュール間での移動手段・移動時間を自動で表示してくれました。
クリックするとGoogle MapやYahoo路線情報の画面に遷移します。
（Yahoo路線情報）
自社から顧客先など、移動を伴う場合には毎度毎度、乗換案内ツールを開いて移動手段や時間を確認していると思いますが、これが実は結構な手間なのです。Hignullでは自動でそれを調べてくれるため大きな手間の削減となります。
これはなかなか気が利いてますね～。
タスク管理
・基本的なタスク管理
仕事をしていると「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ……」とタスクが次々に発生します。
発生したタスクを手帳に書いたり、Windowsのメモ帳に書いたりしている人もいるだろうと思いますが、Hignullのタスク管理機能に全てのタスクを登録すれば、それらよりも管理精度を大幅に高めることができます。
タスクの登録は以下画面から「タスクの追加」を押して実行します。
タスク内容を入力します。担当者や現ステータス（Todo、実行中、完了）を指定します。
タスクが登録されると、カレンダー等にも反映されます。
・タスク一覧
シンプルにタスクが一覧化された画面です。
いま現在どのような作業が存在するのかを一覧把握する上では欠かせない画面ですが、Hignullはプロジェクト管理画面の「タスク一覧」にて現在発生しているタスクを一覧化することができます。
この画面からタスク内容を編集する画面に遷移することも出来るので、全体を俯瞰しつつタスク内容を調整したい時には、この一覧画面を活用することとなります。
・ガントチャート
タスクを登録すると、【プロジェクト一覧 ＞ガントチャート】にガントチャート式のタスク一覧が現れます。
ここからガントチャート式に作業計画を引く事が可能なのです。
各タスクバーの終端部分にカーソルを合わせると、左右にバーを引き延ばしたり縮めたりすることもでき、簡単にガントチャートを引けますし、この方式であれば作業調整の際に試行錯誤しながら計画を引くことができるので、エクセルでガントチャートを作るより直感的で便利だと思います。
・担当者別タスク状況
プロジェクト管理画面のダッシュボードでは、現在のタスクの数、そのタスクが誰に割り当たっているか、あるいは担当者の割り当たっていないタスクはいくつか、未着手（Todo）/実行中なのはどれか、といった情報が分かりやすく円状グラフで表示してくれます。
プロジェクトマネージャの視点に立つと、このグラフによりタスク状況が「見える化」されるので、いま誰の負荷が高く、誰の負荷が低いのかといった状況が直感的にわかるので、負荷の少ない人に仕事を流すなどの対応がとりやすくなります。
また、プロジェクトメンバーとしても、いま負荷が高い人が誰なのかがわかるので、自主的に他メンバーをサポートするなどのアクションが取れますし、そうした互助的な職場風土を醸成するにも役立つはずです。
・かんばん
各タスクごとに、今タスクがどのステータスにあるのか（未着手なのか、実行中なのか、完了済みなのか）を一目で確認することができるのが、プロジェクト管理画面の「かんばん」表示です。
この画面を使えば以下のような作業管理を行うことが可能です。
・実行中のタスクが少ない場合は、メンバーが何をすればいいか理解できていない状態なので、作業指示を行う。
・完了のタスクが増え、未着手のタスクが減ってきた場合は、プロジェクトとして実施すべき仕事のタスク化ができていないことが疑われるので、作業洗い出しを行う。
会社業務には、一定の手続きが一まとめになった「定型作業」もあり、大半の会社員はこの定型的な手続きに沿って業務を進めることがルール化されています。
Hignullでは、こうした一連の手続きをタスク登録し、それらをコピーして再利用する仕組があります。
例えば月次の定常作業を構成するタスク一つ一つを、毎回最初からタスク登録していくのは非常な手間となりますが、プロジェクトコピー機能を使うことで、その手間を省くことが出来ます。
【プロジェクトのコピー】から、プロジェクトを選び、これに紐づいているタスクをコピーできます。
プロジェクトのコピーを選ぶと、以下の画面があらわれます。プロジェクトに紐づくタスクの一覧ががチェックボックス付きで表示されています。
この機能を使うことで、例えば一つのプロジェクトの中に一連のタスクをパッケージ化しておき、プロジェクトをコピーして予定日や担当者割だけ変更することで、簡単に定型作業の段取りを新規作成できます。
チャット機能
プロジェクトメンバー間でのやり取りを行う際、チャットというのは便利な手段です。
・忙しいなら後から読めばいいので他人の作業を妨害することもない。
・メールよりも気軽で、フランクな雰囲気づくりにも一役買ってくれる。
Hignullにもチャット機能がついているので、ここでご紹介します。
・まずチャンネル登録
プロジェクトのチャットチャンネルを開設し、チャンネルにメンバーを割り当てます。
このあたりはLINEのグループなどと考え方は同じです。
・メッセージを打ち込む
メッセージを打ち込んで送信すると、チャネルのスレッド内にメッセージが反映されます。
Skypeのメッセージ機能などと使用感は同じで、多くの人に馴染みやすそうなUIとなっています。
Hignullにログインしていない間に送信されたメッセージであっても、ちゃんと参照することが出来るので、メッセージを取り落とす心配もありません。
・ピン止め、要対応
特に重要で忘れてはいけないメッセージについては、ピン止めして流れていかないようにしておくこともできます。
各メッセージの右端に、メッセージに対していくつかのオプションを付加するボタンがあるので、そこから実行したい操作を指定します。
以下図は、<ピン止め>と<要対応フラグ>をメッセージに対して設定したものです。
重要なメッセージはこのようにマークしておけば、大事な情報を失念することを防止できます。
秘書BOT機能について（大注目機能！）
「顧客と次回会議予定を決める時」「新しいタスクが発生した時」など、自分でスケジューラアプリを開いてその予定を書き込む……としている人が大半だと思います。
そして、そうした人々はほぼこんな事を思っているはずです。
「自分でアプリを開いて自分で書き込むのって、めんどい」
「ざっくり伝えるだけで、記入を代行してくれる秘書が居たらいいのにな」
「っていうか次の予定を訊いたらすぐ答えてくれる秘書がほしい」
世の中の大半のスケジューラーツールというのは、だいたいが自分で入力して自分で予定を見て管理する事を前提としています。これが実はめんどくさくて、つい入力をサボっているうちに、大事な用事を忘れてしまったりすることも……。
一方、そのあたりの「めんどくささ」を秘書BOT機能により上手くカバーしてくれるのが、Hignullが持つ強みなのです。
それでは、秘書BOT機能について詳しく見ていきましょう。
秘書BOT機能を設定してみる
秘書BOTは、メニューツリーの【プロジェクト ＞スタートページ】を選び、アクションメニューの「秘書BOT」を選択することで設定できます。
設定画面では以下三つを選択できます。
①HignullBotを使用する
②自分で設定する
③人気の秘書BOTを使用する
とりあえず公式のHignullBotを使っても良いし、自分で作ったり、他人が作成したBotを使うことも出来るようで、なかなかカスタマイズの余地がありおもしろいですね。
今回は、いったん標準で用意されている「①HignullBotを使用する」を選びます。
LINEかFacebookメッセンジャーのどちらを使用するか選択ができ、これ以降も画面の案内に従って設定を進めれば、とても簡単に設定が完了します。
秘書BOT機能で出来ること
まず秘書BOTとのチャット画面（以下はLINE）で「？」マークを打ち込むと、メニューが表示されます。ここから秘書BOTに指示を出して、新しい予定やタスクを入力してHignullに反映させたりできます。
1．新しいタスク
2．出欠のチェック
3．タスクの完了をチェック
4．リマインダー
5．プレゼンスの変更
6．次の予定
7．ログイン
このなかのいくつかの機能について紹介していきます。
0．新しい予定
例えば明日10時から社内打合せを入れたいとなったら、「0．新しい予定」を選んで必要事項を入力します。
・予定のタイトル
・開始時刻
・場所
予定を追加しました、と出たらリザーブ完了。
Hignullの画面にもしっかり追加されています。
予定が入り次第、手元のスマホから簡単に入力できるというのは、スピード感があって非常に良いですね。
1．新しいタスク
例えば、見積資料を作成して提出しなければならない、というタスクが発生した場合。
「1．新しいタスク」を選んで、題名と締切日時を指定します。
タスク登録が完了すると、Hignullのスケジュール上にもタスクが追加されます。
6．次の予定
例えば、いちいちスケジューラーを開くのが面倒な時、ついつい誰かに「次って何時から何の会議があるんだっけ」と訊きたい衝動に駆られてしまいますよね。
そのたびに「いやいや、自分で確認しろよって言われそうだ」などとモヤモヤしながら自制するのですが、こんな時に秘書が居たらいいなあと思ってしまうのは自然なことだと思います。
Hignullの秘書BOTは「次の予定」を訊けば快く教えてくれるのです。
その他：通知機能について
LINEを通して、各種通知を送ってくれる機能もあるので、タスク忘れ防止にも役立ちます。
秘書機能BOTからの、忙しくて物忘れしがちな人にとっては非常にありがたいです。
たとえば、一日の最後（決まった時間）に、未完了のタスクがないかどうかを通知してくれます。
カスタマイズにより様々な通知をしてくれるようなので、タスク漏れの防止にもなりますし、一日の最後にタスク漏れが無いか確認する作業も自動化できるので便利です。
まとめ Hignullの総評
Hignullを操作してみた所感として、基本的な機能であれば２～３時間程度触れば把握できるので、たとえITリテラシーの低いユーザであってもそれほど操作に困ることはなく、わかりやすいツールであるといえます。
一方、掘り下げればまだまだカスタマイズできそうな部分も多く、活用方法をさらに検討できそうです。
ガントチャートや担当者別タスク状況（円グラフ）などは、今現在プロジェクトが抱えているタスク状況を見える化し、メンバー一人一人が自主的に状況を把握するのに役立ちます。
例えばプロジェクトを遂行していると、非常に稼働率が高く自主的に仕事を進める人がいる一方、いくら言っても全く仕事をしない人（タスクを自主的に拾わず稼働率が低い人）がどうしてもあらわれてしまいます。（働きアリの法則、2:6:2の法則などと言われます）
そうしたときに、こうした「見える」状況を作ることによって作業をモチベートする、忙しい人との差がわかるようにする、あるいはどうしてもサポートに限界がある場合は担当者替え（リリース）を検討する時の根拠資料となるのです。
エクセルなどでの管理だと、この根拠資料を用意するのがなかなか難しいです。
しかし、ツールで常に見える化されていれば、その手間は大きく省けます。
また、人員管理だけでなく、自分自身（あるいはメンバー個人単位）での作業管理においても、秘書機能BOTは、なかなか良いサポートとして機能してくれるでしょう。
スケジュール登録やタスク登録が面倒でサボりがちな人でも、右腕となる秘書がいてくれれば、その敷居はずいぶん低くなります。
というわけで、十数人～数百人規模のプロジェクトを運営している人は、Hignull導入によるプロジェクト管理の効率化を検討してみてはいかがでしょうか。
（★まずはHignull無料トライアル）
